Sở Giao thông vận tải Pennsylvania (PennDOT) mỗi năm quản lý 600-800 dự án đang thi công, gấp 2-3 lần số dự án đang trong giai đoạn thiết kế, với ngân sách hàng năm vượt quá 2 tỷ đô la Mỹ. Chuyển đổi số của họ bắt đầu cách đây 20 năm với hệ thống đấu thầu điện tử.

Kể từ đó, tổ chức đã không ngừng mở rộng việc áp dụng các công cụ và giải pháp kỹ thuật số, tập trung vào việc triển khai dự án kỹ thuật số. PennDOT đang thực hiện các bước đột phá và dẫn đầu ngành khi triển khai dự án kỹ thuật số trở thành một phương thức làm việc nội tại bằng cách kết nối tất cả các bên liên quan trong suốt vòng đời của dự án. Bằng cách sử dụng môi trường dữ liệu chung, được kết nối, dựa trên đám mây, họ sẽ nâng cao hiệu quả giữa các phòng ban với khả năng cộng tác từ xa với các bên liên quan ở các địa điểm khác nhau.

Đánh giá kỹ lưỡng về triển khai dự án kỹ thuật số

Kelly M. Barber, Trưởng phòng của Phân cấp Tự động hóa và Dịch vụ Kỹ thuật tại PennDOT, không xa lạ gì với sự thay đổi. Trong 20 năm làm việc tại PennDOT, Barber đã trực tiếp chứng kiến ngành này tiếp tục áp dụng các công nghệ mới và phương pháp tiếp cận kỹ thuật số. Sau khi đảm nhận các vai trò như kỹ sư phát triển dự án và quản lý Bộ phận Lịch trình Dự án, Thông số kỹ thuật và Khả năng xây dựng, hiện cô đang quản lý một nhóm 25 nhân viên, giám sát đo đạc ảnh và khảo sát, hỗ trợ CAD, tự động hóa kỹ thuật và dịch vụ thiết kế và xây dựng cho đường cao tốc và cầu.

Theo quan điểm của Barber, triển khai dự án kỹ thuật số (DPD) rất quan trọng đối với thành công hiện tại và tương lai của PennDOT, và nhóm của cô đang dẫn đầu việc thiết kế và triển khai quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của sở. Mục tiêu của PennDOT là đảm bảo tất cả các bên liên quan có thể kết nối với nhau trong suốt vòng đời của dự án. PennDOT sẽ sử dụng Autodesk Construction Cloud làm nền tảng kỹ thuật số để tạo ra một môi trường dữ liệu chung được kết nối.

Điều đó có nghĩa là loại bỏ các silo (sự cô lập thông tin) để thúc đẩy tương tác, cộng tác và giao tiếp nhiều hơn – tất cả trong khi thu thập và lưu trữ dữ liệu cho các dự án hiện tại và tương lai. PennDOT đã bắt đầu triển khai các sáng kiến DPD mới để kết nối các nhóm, đơn giản hóa quy trình, loại bỏ giấy tờ và chuyển sang điện thoại di động.

“Nếu chúng tôi có thể giảm bớt các chi tiết hành chính rườm rà cho sở và các đối tác trong ngành, chúng tôi có thể có thời gian để tập trung vào những gì thực sự cần thiết với thiết kế và những gì đang diễn ra trên thực địa,” Barber nói. “Hình ảnh hóa rất quan trọng để mọi người có thể giao tiếp tốt hơn, cho dù đó là chia sẻ kế hoạch với công chúng hay công việc cụ thể với các nhà thầu và sử dụng thực tế ảo tăng cường. Chúng tôi thậm chí có thể cải thiện an toàn lao động tại công trường, chẳng hạn như vé điện tử, nơi nhân viên kiểm tra không cần phải đi đến xe tải để lấy vé vì nó có ngay trên iPad.”

“Triển khai dự án kỹ thuật số mang lại giao tiếp, hình ảnh hóa và an toàn. Đây là những thành phần then chốt để ngành của chúng tôi đổi mới và chuyển đổi sang kỹ thuật số.” —Kelly M. Barber, Trưởng phòng, Phân cấp Tự động hóa và Dịch vụ Kỹ thuật, Sở Giao thông Vận tải Pennsylvania

Thích nghi với sự thay đổi

Theo Barber, ngành giao thông vận tải đang không ngừng phát triển – và bất kỳ sở Giao thông vận tải nào cũng cần suy nghĩ về cách tổ chức có thể cải thiện với các giải pháp kỹ thuật số và công nghệ mới nổi. Tất nhiên, điều này đôi khi nói dễ hơn làm. Sai lầm sẽ xảy ra, nhưng cô ấy tin rằng việc chấp nhận và học hỏi từ chúng sẽ mang lại lợi ích. Cô cũng nhận thấy rằng đào tạo và giao tiếp tốt sẽ giúp ích cho những người chống lại sự thay đổi và áp dụng DPD.

Khởi đầu với Trung tâm Hợp tác Triển khai Dự án (PDCC)

Để giải quyết bài toán quản lý hàng trăm dự án song song, PennDOT đã thành lập Trung tâm Hợp tác Triển khai Dự án (PDCC) tập trung vào thiết kế, minh bạch và độ chính xác để tối đa hóa hiệu quả và tiết kiệm tài nguyên trong suốt vòng đời dự án.

PDCC đóng vai trò là nền tảng kết nối các hệ thống cũ, hệ thống tương lai và sự cộng tác dự án của PennDOT. Theo Barber, PDCC là “điểm đến duy nhất cho quản lý tệp dự án, quy trình làm việc, giám sát lịch trình, tình trạng dự án và nhiều hơn nữa để đưa thiết kế, thi công và vận hành vào cùng một môi trường dữ liệu.” Để hiện thực hóa PDCC, PennDOT sử dụng Autodesk Construction Cloud, bao gồm Autodesk Docs và Autodesk Build.

“Lợi ích của PDCC là tăng cường giao tiếp giữa các thành viên nhóm thiết kế, các đối tác, cơ quan giao thông liên bang và ban lãnh đạo của chúng tôi,” Barber nói. “Chúng tôi có kế hoạch tận dụng sự nhất quán trên các khu vực và văn phòng trung tâm với các quy trình gửi và đặt tên tệp tiêu chuẩn cũng như tinh chỉnh quy trình của chúng tôi bằng cách có các quy trình làm việc và đánh giá điện tử.”

“Hết giấy tờ. Hết chuỗi email cố gắng tìm hiểu xem mọi thứ có bị lạc trong hộp thư đến của ai đó hay không,” cô ấy tiếp tục. “Đây là một hệ thống sẽ khiến tất cả chúng tôi phải chịu trách nhiệm vì chúng tôi sẽ biết ai có tài liệu, ai đang đánh giá nó và họ đã mất bao lâu để đánh giá.”

“Chỉ bằng cách áp dụng triển khai dự án kỹ thuật số, khoản tiết kiệm thời gian đã tăng theo cấp số nhân bằng cách tự động hóa quy trình làm việc của chúng tôi, đặc biệt là từ giấy tờ sang kỹ thuật số.” —Kelly M. Barber, P.E., Trưởng Phòng Kỹ thuật Xây dựng và Vật liệu, Phân cấp Tự động hóa và Dịch vụ Kỹ thuật, Sở Giao thông Vận tải PA

Kết luận

Nhờ áp dụng thành công triển khai dự án kỹ thuật số, PennDOT đã gặt hái được nhiều lợi ích, bao gồm:

• Tăng hiệu quả: Tự động hóa quy trình làm việc, giảm bớt gánh nặng công việc thủ công và loại bỏ sự cần thiết của các silo thông tin đã giúp PennDOT tiết kiệm thời gian và tiền bạc đáng kể.
• Cải thiện giao tiếp và cộng tác: PDCC đã tạo ra một nền tảng chung để tất cả các bên liên quan truy cập và chia sẻ thông tin, dẫn đến sự phối hợp và ra quyết định tốt hơn.
• Tăng cường minh bạch: Việc theo dõi và lưu trữ dữ liệu dự án tập trung đã mang lại sự minh bạch hơn và cho phép PennDOT dễ dàng xác định và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn.
• Nâng cao độ chính xác: Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số đã giúp giảm thiểu lỗi và đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành theo đúng kế hoạch và ngân sách.

PennDOT tiếp tục là người tiên phong trong việc áp dụng các công nghệ kỹ thuật số để cải thiện hiệu quả và đổi mới ngành giao thông vận tải. Với tầm nhìn xa và cam kết đổi mới, PennDOT đang đặt ra tiêu chuẩn cho các cơ quan giao thông vận tải khác trên khắp đất nước.